Toda empresa seja ela micro, pequena ou grande precisa aprender a se comunicar com seu cliente, seja interno ou externo. Existem muitos esforços de comunicação que dão errado por falta de planejamento. Itens como o que desejo comunicar?; qual meu público alvo?; quanto eu possuo pra investir? são fundamentais para o planejamento e execução da comunicação.
Pensando nisso, disponibilizamos este conteúdo, que serve de uma reflexão passo-a-passo.
COMO VOCÊ DESENVOLVER UM PLANO DE COMUNICAÇÃO?
Uma maneira de olhar para o planejamento de comunicação é como um processo de oito passos.
As etapas são as seguintes:
- Identificar o propósito da sua comunicação
- Identifique o seu público
- Planejar e projetar sua mensagem
- Considere seus recursos
- Plano de obstáculos e emergências
- Estratégias como você vai se conectar com a mídia e outras pessoas que podem ajudá-lo a espalhar a sua mensagem
- Criar um plano de ação
- Decidir como você vai avaliar o seu plano e ajustá-lo, com base nos resultados de sua realização
- IDENTIFIQUE O SEU PROPÓSITO.
O que você pode querer dizer depende do que você está tentando realizar com a sua estratégia de comunicação. Pode ser com um ou uma combinação das seguintes características:
- Tornando-se conhecido, ou mais conhecido, na comunidade
- Educar o público sobre seus endereços
- Recrutando participantes do programa ou beneficiários
- Recrutando voluntários para ajudar com o seu trabalho
- Reunindo adeptos ou o público em geral para a ação para sua causa
- Ao anunciar eventos
- Comemorando honras ou vitórias
- Levantar o dinheiro para financiar o seu trabalho
- Contrariando os argumentos, erros, ou, ocasionalmente, as mentiras ou deturpações dos que se opõem ao seu trabalho.
- Lidar com uma crise organizacional que é de conhecimento público - um membro da equipe que comete um crime, por exemplo, ou uma ação judicial visando a organização.
- IDENTIFIQUE O SEU PÚBLICO.
Quem você está tentando alcançar? Sabendo quem é seu público faz com que seja possível planejar sua comunicação logicamente. Você vai precisar de diferentes mensagens para diferentes grupos, e você vai precisar de diferentes canais e os métodos para atingir cada um desses grupos.
Há muitas maneiras diferentes de pensar sobre o seu público e as formas que poderiam ser melhor contatadas. Em primeiro lugar, há a questão em qual grupo (s), você vai se concentrar. Você pode agrupar as pessoas de acordo com um número de características:
- Demografia são simplesmente informações estatísticas básicas sobre as pessoas, tais como sexo, idade, origem étnica e racial, renda, etc.
- Você pode querer se concentrar em uma cidade inteira ou região, em um ou mais bairros, ou sobre as pessoas que vivem perto de uma característica geográfica ou de origem humana em particular.
- Você pode estar interessado em pessoas em uma determinada linha de trabalho, ou em pessoas que estão desempregadas.
- Saúde. Sua preocupação pode estar com as pessoas em risco ou experimentando uma condição particular - a pressão arterial elevada, talvez, ou diabetes - ou você pode estar a estabilizar um esforço de promoção da saúde - "Coma saudável, exercício físico regular" - em toda a comunidade.
- Você pode ser alvo de sua mensagem para fumantes, por exemplo, ou para jovens envolvidos em violência.
- Você está tentando mudar a mente das pessoas, ou trazê-los para o próximo nível de entendimento?
Outro aspecto da audiência a considerar é se você deve direcionar sua comunicação para aqueles cujo comportamento, conhecimento ou condição que você espera para afetar, ou se a sua comunicação precisa ser indireta. Às vezes, a fim de influenciar a população, você tem que apontar a sua mensagem para aqueles a quem eles escutam - clero, líderes comunitários, políticos, etc.
- A MENSAGEM.
Ao criar sua mensagem, considerar conteúdo, humor, linguagem e design.
Conteúdo
Você deve elaborar a sua mensagem com o seu público-alvo em mente; planejamento do conteúdo de sua mensagem é necessário para torná-lo eficaz.
Humor
Considere as emoções você deseja suscitar.
O estado de espírito da sua mensagem vai fazer um bom negócio para determinar como as pessoas reagem a ele. Em geral, se o clima é muito radical - também negativa, assustadora demais, tentando fazer com que seu público se sente muito culpado - as pessoas não prestam muita atenção a ele. Pode levar um pouco de experiência para saber como encontrar o equilíbrio certo. Mantendo seu tom geralmente positivo vai chegar a mais pessoas do que evocar sentimentos negativos como medo ou raiva.
Linguagem
Há dois aspectos a linguagem aqui: uma é a linguagem real que seu público-alvo fala; o outro é o tipo de linguagem que você usa - formal ou informal, simples ou complexa, referindo-se a figuras e ideias populares ou para aqueles obscuros.
Você pode abordar a linguagem de pessoas falam por apresentar todo o material impresso na língua oficial e língua (s) da população (s) você está esperando para chegar, e fornecendo tradução de mensagens faladas ou de transmissão.
A segunda questão da língua é mais complicada. Se a sua mensagem é muito informal, o público pode sentir que você está usando baixo calão com eles, ou, pior, que você está fazendo uma tentativa hipócrita para chegar perto deles, comunicando de uma forma que claramente não é normal para você. Se a sua mensagem é muito formal, o público pode sentir que você não está realmente falando com eles. Você deve usar, linguagem simples claro que expressa o que você quer dizer com simplicidade e clareza.
Canais de comunicação
O que o seu público-alvo lê, ouve, vê, envolve-se? Você tem que chegar a eles, colocando a sua mensagem onde eles a verão.
- Pôsteres
- Folhetos e brochuras - Estes podem ser mais atraentes em locais onde o problema já está em mentes (consultórios médicos para problemas de saúde, os supermercados de nutrição, etc.) das pessoas.
- Newsletters
- Materiais promocionais - Itens como bonés, camisetas, e canecas pode servir como canais efetivos para a sua mensagem.
- Sites de Internet - Além de site de sua organização, sites interativos, como o Facebook, Twitter e YouTube são meios efetivos de comunicação
- Notícias, colunas e relatórios
- Comunicados de imprensa e conferências de imprensa
- Apresentações ou presença em eventos locais e conferências locais e nacionais, feiras e outros encontros
- As manifestações públicas
- Músicas e jingles
- Filmes e cinema
- TV - TV pode tanto levar mensagens diretas - anúncios
- Rádio
- Outdoor
- RECURSOS.
O que você tem o dinheiro para fazer? Você tem as pessoas para torná-lo possível? Se você vai fazer este investimento, quais são as chances de que os resultados valerão o gasto? Quem vai perder o que, e quem vai ganhar o que por seu uso de recursos financeiros e humanos?
Seu plano deve incluir determinações cuidadosos de quanto você pode gastar e quanto tempo. Você também pode pensar em parcerias com empresas, outras organizações e instituições.
- ANTECIPAR OBSTÁCULOS E EMERGÊNCIAS.
Um número de coisas pode acontecer no curso de um esforço de comunicação. Alguém pode esquecer de enviar um e-mail de comunicado de imprensa, ou se esquecer de incluir um número de telefone ou e-mail. A palavra crucial sobre seus cartazes ou em seu folheto pode ser digitado incorretamente, ou um repórter pode obter informações importantes errado. Pior ainda, você pode ter que lidar com um verdadeiro desastre envolvendo a organização que tem o potencial para desacreditar tudo que você faz.
É importante tentar antecipar esses tipos de problemas, e criar um plano para lidar com eles. Planejamento de crise deve ser parte de qualquer plano de comunicação, para que você saiba exatamente o que fazer quando um problema ou uma crise ocorre. Planos de crise devem incluir quem assume a responsabilidade por aquilo - lidar com a mídia, correção de erros, decidir quando algo tem que ser refeito, etc. Deve abranger um número de situações, e como muitos aspectos de cada situação, quanto possível.
- ESTRATÉGIAS COMO VOCÊ VAI SE CONECTAR COM A MÍDIA E OUTROS PARA ESPALHAR A SUA MENSAGEM.
Estabelecer relações individuais com os representantes de mídia e meios de comunicação é uma parte importante de um plano de comunicação, como fazer o mesmo com pessoas influentes e instituições da comunidade e / ou a população que você está tentando alcançar. Você tem que fazer contatos pessoais, dar os meios de comunicação e outras razões para querer ajudá-lo, e seguir ao longo do tempo para sustentar essas relações, a fim de manter canais de comunicação abertos.
Os indivíduos que podem ajudar a espalhar a sua mensagem podem variar de líderes formais da comunidade - funcionários eleitos, presidentes de importantes locais, empresas, clero, etc. - para ativistas comunitários e cidadãos comuns. As instituições e organizações, tais como colégios, hospitais, clubes de serviço, comunidades religiosas, e outros de saúde e organizações comunitárias têm acesso a todos os grupos de membros da comunidade que possam ter necessidade de ouvir a sua mensagem.
- CRIE UM PLANO DE AÇÃO.
Agora, a tarefa é colocá-lo todos juntos em um plano para você poder agir. Quando você chegar a este ponto, seu plano já estará feito essencialmente. Você sabe qual a sua finalidade e quem você precisa para chegar a realizá-lo, o que sua mensagem deve conter e se parecer, o que você pode pagar, quais os problemas que você pode enfrentar, os canais que podem ser melhor utilizados para atingir seu público-alvo, e como fazer para ter acesso aos canais. Agora é só uma questão de colocar os detalhes juntos - na verdade, compondo a sua mensagem (talvez mais de um, a fim de utilizar vários canais), fazendo contato com as pessoas que podem ajudá-lo a obter a sua mensagem, e ficando tudo em lugar para começar o seu esforço de comunicação. E, finalmente, você vai avaliar seu esforço para que você possa continuar a fazer melhor.
- AVALIAÇÃO.
Se você avaliar seu plano de comunicação em termos de quão bem você está a realizá-lo e como ele funciona bem, você vai ser capaz de fazer alterações para melhorá-lo. Ele tendederá a ficar mais eficaz cada vez que você o implementar.
E não há realmente um nono passo para desenvolver um plano de comunicação; você tem que manter o esforço, ajustando o seu plano e comunicação.
source: http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/participation/promoting-interest/communication-plan/main
